Seminar ITFlow Abrechnung, Produkte und Controlling

Inhaltsverzeichnis

• Abstract
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Lernziele
• Seminarinhalte im Detail
• Step-by-step-Leitfäden
• Begründung der Seminardauer
• Didaktik und Methoden

Abstract

Dieses Seminar konzentriert sich auf die Accounting-Funktionen von ITFlow: Produkte, Angebote, Rechnungen, wiederkehrende Positionen, Zahlungen und Ausgaben. Die Teilnehmenden lernen, wie standardisierte Produktkataloge aufgebaut werden, wie Angebote erstellt und in Rechnungen überführt werden und wie wiederkehrende Umsätze und Kosten im System gepflegt werden.

Zielgruppe

• Buchhaltung und Finanzcontrolling
• Service-Management und MSP-Geschäftsführung

Voraussetzungen

• Grundverständnis von ITFlow-Grundlagen

Lernziele

Teilnehmende:

• bauen Produktkataloge in ITFlow auf
• erstellen Angebote und wandeln diese in Rechnungen um
• verwalten wiederkehrende Leistungen und Zahlungen
• strukturieren Kosten (Expenses) für ein einfaches Controlling

Seminarinhalte im Detail

• Produkte und Preislisten
  • Produktstammdaten (Name, Kategorie, Preis, Steuer)
  • Einheitliche Preislogik für Tickets und Projekte
  • Pflege und Versionierung von Produktlisten
• Angebote (Quotes)
  • Angebotsfelder und Struktur
  • Positionen aus Produktkatalog übernehmen
  • Angebotsversand und Statusverfolgung
• Rechnungen und Zahlungen
  • Umwandlung von Angeboten in Rechnungen
  • Umgang mit Teilzahlungen und Korrekturen
  • Abgleich mit externen Buchhaltungssystemen
• Wiederkehrende Leistungen und Ausgaben
  • Recurring-Funktionen für Abos und Wartungsverträge
  • Abbildung regelmäßiger Kosten (z. B. Lizenzen, Provider)
  • Einfache Deckungsbeitragsbetrachtung
• Reporting und Controlling
  • Nutzung von Dashboards und Übersichten
  • Kennzahlen für MSPs (MRR, Ticket-Umsatz, Servicekosten)
  • Export für externe BI-Tools

Step-by-step-Leitfäden

• Produkt anlegen und im Angebot verwenden
  • Modul „Products“ öffnen
  • Neues Produkt mit Name, Kategorie, Standardpreis und Steuer anlegen
  • Produkt speichern und Verfügbarkeit prüfen
  • Modul „Quotes“ öffnen und neues Angebot erstellen
  • Client auswählen, Angebotskopf pflegen
  • Das angelegte Produkt als Position hinzufügen
  • Angebot speichern und zur weiteren Bearbeitung bereitstellen
• Angebot in Rechnung überführen
  • Angebot mit Status „akzeptiert“ auswählen
  • Funktion „Zu Rechnung konvertieren“ nutzen
  • Erzeugte Rechnung prüfen (Positionen, Preise, Steuer)
  • Rechnungsdatum und Zahlungsziel setzen
  • Rechnung final speichern und bei Bedarf als PDF bereitstellen

Begründung der Seminardauer

Die Abrechnungsfunktionen von ITFlow sind umfangreich und betreffen mehrere Rollen (Service, Buchhaltung, Management). Zwei Tage ermöglichen, Produktkataloge aufzubauen, reale Angebots-/Rechnungsszenarien durchzuspielen, wiederkehrende Leistungen zu modellieren und Controlling-Fragestellungen zu diskutieren. Ein Tag wäre für diesen Umfang zu knapp.

Didaktik und Methoden

• Durchgehendes Beispiel eines MSP-Kunden mit Projekt und Wartungsvertrag
• Übungen zu Produktkatalog, Angeboten und Rechnungen
• Diskussion möglicher Integrationsszenarien mit externer Buchhaltung
• Entwicklung eines einheitlichen Abrechnungsleitfadens